Подписываем документы за директора
- Категория: Руководитель
Выясним, как правильно оформить подписание документов другим лицом в отсутствие руководителя; какие документы можно подписывать за директора при его официальном нахождении на работе; можно ли делегировать это право не одному, а нескольким сотрудникам компании. Расскажем, какой способ передачи полномочий лучше избрать: штатное заместительство, внутреннее или внешнее совместительство на время отсутствия директора, исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя без освобождения от основной работы, временный перевод на должность директора. Проанализируем, какими документами можно подтвердить полномочия лица, подписавшего документ вместо директора, какие документы можно подписывать по доверенности, какую должность вписывать в реквизит "подпись". И наконец, раскроем нюансы делегирования права подписи кадровых документов, ведь в этой части чаще всего на практике и допускают ошибки.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.) <1>, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, - несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
--------------------------------
<1> Перечисленные варианты наименования должности для упрощения в Таблице и далее по тексту статьи будут иметь обобщенное название - директор.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений - это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:
- документы по каким вопросам человек будет подписывать;
- может быть установлен лимит суммы сделки или введены ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить человек;
- его права могут появляться только в случае "выхода из строя" основного подписанта - директора (например, если он на больничном, в отпуске или др.) - или будут осуществляться параллельно с действующим руководителем организации.
Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице).
Таблица. Какими документами оформляется право подписи директора и лица, замещающего его на время отсутствия, какую должность вписывать в реквизит "подпись"
Основное лицо и варианты его замещения
Устанавливаем трудовые права и обязанности
Информируем сотрудников своей организации
Информируем "внешнюю среду" организации <2>
Какую должность вписываем в реквизит "подпись"
1. Директор
Устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора (или положение о единоличном исполнительном органе)
Выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции директора, выписка из приказа о приеме на работу <3> или приказ о вступлении в должность директора
Устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, протокол/решение/приказ уполномоченного органа/лица или собственника имущества об избрании/назначении директора
Директор
2. Штатный заместитель (когда должность директора не вакантна)
Устав или иной учредительный документ (при наличии в нем положений о штатном заме),
трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора / положение о единоличном исполнительном органе
Выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции штатного зама (при наличии там таких положений), выписка из приказа о приеме на работу, приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи (при наличии в нем соответствующих положений)
Устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность
"Родная" должность
3. Временный перевод, когда должность директора не вакантна
Устав или иной учредительный документ, изменение в трудовой договор (или соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора / положение о единоличном исполнительном органе
Выписка из приказа о временном переводе
Устав или иной учредительный документ, корпоративный акт о назначении замещающего директора лица и выписка из ЕГРЮЛ (при внесении данных в ЕГРЮЛ), доверенность
Директор или и. о. директора <4>
4. Временное совместительство (внутреннее или внешнее), когда должность директора не вакантна
Устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора / положение о единоличном исполнительном органе
Выписка из приказа о приеме на работу по совместительству
Директор или и. о. директора <4>
5. Исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы
Устав или иной учредительный документ (если в нем содержатся соответствующие положения о заместительстве директора), дополнение к трудовому договору (соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора / положение о единоличном исполнительном органе
Выписка из приказа об исполнении обязанностей отсутствующего директора без освобождения от основной работы
Устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность
И. о. директора
6. Исполнение обязанностей по вакантной должности директора
Устав или иной учредительный документ, соглашение об исполнении обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур <5> и (при наличии) должностная инструкция директора / положение о единоличном исполнительном органе
Выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур
Устав или иной учредительный документ, выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур
И. о. директора
--------------------------------
<2> В данном столбце мы перечисляем документы, которые могут затребовать контрагенты, проверяющие или иные третьи лица, чтобы удостовериться в полномочиях подписанта. Конечно же, нет нужды указывать все эти документы в преамбулах заключаемых гражданско-правовых договоров и рядом с реквизитами подписи на других документах. Достаточно будет указать основные из них, которые все привыкли видеть традиционно:
- устав или иной учредительный документ - непосредственно для директора;
- для остальных: доверенность - для представления интересов организации вовне или соответствующий приказ/решение/протокол - для осуществления полномочий в рамках организации. Исключение для ссылок на полномочия замещающих лиц составляют ситуации с подписанием трудовых договоров и кадровых документов, а также с назначением исполняющим обязанности по не вакантной должности директора.
<3> Здесь и далее мы говорим о выписке из приказа в тех случаях, когда нецелесообразно знакомить работников и сторонних лиц с данным документом целиком (например, если в организации не принято сообщать всем подряд информацию о размерах заработной платы и иных выплат, упоминаемых в соответствующем приказе).
<4> Мнения специалистов расходятся. Ряд из них придерживается точки зрения, что в этом случае нужно указывать все же "и. о. директора", основываясь на том, что речь идет именно о замещении не вакантной должности руководителя организации и желательно избежать необходимости оформления корпоративного акта о назначении замещающего директора лица и внесения изменений в ЕГРЮЛ.
<5> На практике бывает и так, что оформляется трудовой договор, однако надо учесть, что вследствие нетипичности ситуации с исполнением обязанностей по вакантной должности директора до осуществления предусмотренных законом процедур это может вызвать вопросы со стороны органов надзора и контроля.
Пример 1. Фрагмент устава ООО.
10. Единоличный исполнительный орган Общества
10.1. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества - генеральным директором, который подотчетен общему собранию участников Общества.
10.2. Генеральный директор избирается общим собранием участников Общества сроком на 3 (три) года. Права и обязанности работодателя по отношению к генеральному директору осуществляются общим собранием участников Общества. Трудовой договор с генеральным директором подписывается лицом, председательствовавшим на общем собрании участников Общества, на котором был избран генеральный директор.
10.3. Генеральный директор Общества:
1) без доверенности действует от имени Общества, представляет его интересы и совершает сделки;
2) выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
3) издает приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу и увольнении работников Общества, о направлении в командировки и предоставлении отпусков, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания, а также осуществляет иные права и обязанности работодателя по отношению к работникам Общества;
4) обеспечивает соответствие сведений об участниках Общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале Общества, о долях или частях долей, принадлежащих Обществу, сведениям, содержащимся в Едином государственном реестре юридических лиц, и нотариально удостоверенным сделкам по переходу долей в уставном капитале Общества, о которых стало известно Обществу;
5) осуществляет иные полномочия, не отнесенные федеральными законами и уставом Общества к компетенции общего собрания участников Общества.
┌─┐
│!│ 10.4. В период временного отсутствия генерального директора (отпуск,
└─┘ командировка, временная нетрудоспособность и пр.) его обязанности
исполняет заместитель генерального директора, действующий на основании
настоящего устава, изданного генеральным директором приказа об исполнении
обязанностей и выданной ему в установленном порядке доверенности.
10.5. Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему.
10.6. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа Общества, не являющееся участником Общества, может участвовать в общем собрании участников Общества с правом совещательного голоса.
Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 N 390 "Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций".
5. Управление предприятием
5.1. Предприятие возглавляет Руководитель (директор, генеральный директор) <*>, назначаемый на эту должность Министерством здравоохранения Российской Федерации.
Права и обязанности Руководителя, а также основания для расторжения трудовых отношений с ним регламентируются контрактом, заключаемым с Министром здравоохранения Российской Федерации по согласованию с федеральным органом по управлению государственным имуществом.
5.2. Руководитель действует от имени Предприятия без доверенности, добросовестно и разумно представляет его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами.
Руководитель действует на принципе единоначалия и несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим Уставом и заключенным с ним контрактом.
5.3. Компетенция заместителей руководителя Предприятия устанавливается руководителем Предприятия.
Заместители руководителя действуют от имени Предприятия, представляют его в государственных органах, в организациях Российской Федерации и иностранных государств, совершают сделки и иные юридические действия в пределах полномочий, предусмотренных в доверенностях, выдаваемых руководителем Предприятия.
5.4. Взаимоотношения работников и руководителя Предприятия, возникающие на основе трудового договора (контракта), регулируются законодательством Российской Федерации о труде и коллективным договором.
5.5. Коллективные трудовые споры (конфликты) между администрацией Предприятия и трудовым коллективом рассматриваются в соответствии с законодательством Российской Федерации о порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов).
5.6. Состав и объем сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну, а также порядок их защиты определяются руководителем Предприятия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
--------------------------------
<*> В случае если Предприятие имеет филиалы, представительства, дочерние предприятия, его руководитель может именоваться "Генеральный директор", а при отсутствии указанных обстоятельств - "Директор".
При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.
Подписывать документы за директора при его наличии
Сначала поговорим о том, как предоставляется право подписи документов, когда директор и сам остается "при исполнении" (во всех этих ситуациях право подписи может предоставляться как на постоянной основе - по умолчанию, так и на определенный период времени - когда это прямо указано в документе):
- если отдельный человек наделяется правом подписывать документы параллельно с директором, то это оформляется издаваемым самим директором приказом о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу. При необходимости представлять интересы организации во взаимодействии с третьими лицами ему выдается доверенность;
- право подписи директор может делегировать не одному, а сразу нескольким лицам. Как уже было отмечено, по понятным причинам директор не может уследить за правильностью составления и достоверностью сведений во всех подписываемых от имени организации документах. И даже "в четыре глаза" с этим бывает сложно справиться. Поэтому на практике нередки ситуации, когда вновь избранный/назначенный руководитель организации, вступая в должность, одним из первых издает приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи ответственным должностным лицам из числа своих замов, руководителей финансового, юридического, кадрового и других направлений. В нем же может быть указано, кому выдается доверенность для представления интересов во внешней среде организации и по каким вопросам. Таким образом, в одном "комплексном" приказе директор, с одной стороны, закрепляет, кому и что можно будет подписывать от имени предприятия (по кругу лиц и сферам ведения), а с другой - "делегирует" и ответственность за подписываемые документы.
С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.
Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций / положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 ТК РФ).
Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения - здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.
Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история.
Судебная практика. Руководитель организации выдал гражданину доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. При отсутствии какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.
Как отметил суд, директор не может "ограничиваться формальной ссылкой на наличие у него безусловного права передавать такие полномочия любому лицу... В случаях недобросовестного и (или) неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями (бездействием) представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников юридического лица, а также ненадлежащей организации системы управления юридическим лицом директор отвечает перед юридическим лицом за причиненные в результате этого убытки" (постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 N 9324/13 по делу N А12-13018/2011).
Подписывать только в период отсутствия директора
Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.
Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства <6>:
- штатное замещение;
- временный перевод на должность директора;
- совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее - когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее - если директором по совместительству будет работать сторонний человек <7>);
- исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы <8>.
--------------------------------
<6> Слова "замещение" и "заместительство" в статье используются как синонимы.
<7> Такой вариант используется редко. Он уместен, например, в том случае, если известно, что человек, которого избрали/назначили на должность директора, будет долго отсутствовать с сохранением рабочего места (скажем, при оформлении отпуска по беременности и родам с планируемым в последующем отпуском по уходу за ребенком), а единственный владелец общества или "доверенное лицо" владельца на это время перехватывает бразды правления и занимает не вакантную должность директора.
<8> Ряд специалистов придерживается мнения, что поручение дополнительной работы директором без освобождения от основной трудовой функции нужно оформлять только с формулировкой про "совмещение". Есть практики, которые считают временное исполнение обязанностей формой совмещения должности, когда она не вакантна. В консультациях на сайте Роструда можно найти мнение, что совмещение возможно только по вакантной должности, а если должность не вакантна (занимающий ее человек продолжает числиться в организации, просто отбыл в отпуск, командировку, заболел и пр., т.е. за ним сохраняется все это время в организации рабочее место), то оформляется "исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором" в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ (см., например, https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/28).
Рассмотрим подробнее эти варианты.
При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им "делают" и другого руководителя ТОП-уровня (скажем, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.
Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).
С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: "Предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р.".
Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.
Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.
Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения "основного действующего лица". Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.
Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность - директора. Правда, на разных условиях.
В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указываются рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакомляют под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий "основной" директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).
Надо отметить, что для замещения директора на период банальных причин (ежегодного оплачиваемого отпуска, командировки, недлительной нетрудоспособности) не рекомендуется оформлять временный перевод и совместительство. Связано это с бытующими на практике различными мнениями специалистов и судов относительно того:
- нужно ли в таких ситуациях каждый раз вносить изменения в содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о Ф.И.О., паспортных данных и ИНН человека, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица (фактически - о праве конкретного лица именоваться "директором" и не предъявлять доверенность) <9> и, соответственно, оформлять протокол/решение и приказ <10> о назначении новым директором от имени уполномоченного органа юрлица (общего собрания участников (акционеров) или совета директоров), единственного участника или собственника имущества организации, уполномоченным им лицом <11>;
- можно ли (во избежание спорной ситуации с внесением изменений в ЕГРЮЛ) добавлять "приставку" "и. о." к наименованию должности "директор" при приеме на работу директором по совместительству или временном переводе на эту должность, чтобы подчеркнуть замещающий характер исполнения обязанностей и возможность действий такого "дублера" на основании выданной ему доверенности и изданного в отношении него приказа только о временном трудоустройстве директором (т.е. до того, как к своим директорским обязанностям приступит "основное действующее лицо" в установленном порядке).
--------------------------------
<9> См. подп. "л" п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".
<10> Далее будем именовать обобщенно - корпоративный акт о назначении замещающего директора лица.
<11> К сожалению, в судебной практике есть примеры, когда суды, исходя из принципа публичной достоверности сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, признавали необходимость отражения в ЕГРЮЛ сведений даже о временно исполняющем обязанности директора лице, пока директор был нетрудоспособен (см., например, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.02.2016 N Ф08-10224/2015 по делу N А32-9451/2015). А ведь такая позиция может приводить к корпоративным войнам.
Не вдаваясь в рамках данной статьи в детали подобных дискуссий, просто порекомендуем отказаться от этих способов оформления, хотя не будем оспаривать законность их применения на практике.
При исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от работы, определенной трудовым договором, первоначальная должность замещающего остается основной. Поэтому действует один (прежний) трудовой договор, но к нему заключается дополнение (соглашение) о выполнении работы по исполнению обязанностей директора, в котором среди прочего прописывается и доплата за заместительство. При этом и работа по основной должности, и дополнительная (за директора) производятся в одно и то же основное рабочее время. Это важно.
Если есть должностная инструкция / положение о единоличном исполнительном органе, то с таким документом замещающее лицо знакомят под подпись до заключения дополнения к трудовому договору (соглашения). Также издают приказ об исполнении обязанностей (либо о возложении обязанностей и т.п.).
В госструктурах еще встречается вариант, когда речь идет об исполнении обязанностей по вакантной должности директора. При увольнении прежнего директора и до вступления в должность нового порой надо соблюсти сложную и протяженную во времени процедуру (например, объявить и провести конкурс), а жить с "обезглавленной" организацией невозможно. В этом случае собственник имущества или уполномоченный орган назначает исполняющего обязанности директора на период проведения соответствующих процедур. Такая возможность опирается по аналогии на разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства". Данный официальный документ хотя и "древний", но по-прежнему действует в той части, которая не противоречит ТК РФ.
Фрагмент документа. Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства"
1. Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.
2. Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах.
Что касается коммерческих организаций, то они в ряде случаев тоже пытаются временно решить вопрос при образовании вакансии директора посредством "исполняющего обязанности". Если говорить об акционерных обществах, то в их профильном Законе есть для этого лазейка:
Фрагмент документа. Пункт 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"
...В случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров и единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) или управляющая организация (управляющий) не могут исполнять свои обязанности, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) или управляющей организации (управляющего) и об образовании нового исполнительного органа общества...
Временные исполнительные органы общества осуществляют руководство текущей деятельностью общества в пределах компетенции исполнительных органов общества, если компетенция временных исполнительных органов общества не ограничена уставом общества.
К сожалению, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и ряде других организаций подобные нормы отсутствуют. Хотя прямого запрета также нет. На практике к назначению временно исполняющим обязанности по вакантной должности директора им лучше не прибегать.
Как документально подтвердить полномочия?
Теперь давайте подытожим, какими документами вы можете подтвердить полномочия лица, подписавшего документ. Для извещения сотрудников вашей организации это, как правило, делается соответствующим приказом (обычно работников ознакомляют с выпиской из него). А для сторонних лиц потребуется продемонстрировать следующий состав документов (показать оригинал либо приложить заверенные копии либо выписки к подписанному документу, чтобы подтвердить правомочность подписи на нем):
- устав или иной учредительный документ (если там прописаны полномочия данного лица), выписка из ЕГРЮЛ (в которой указываются Ф.И.О. лица, имеющего право без доверенности действовать от имени возглавляемой им организации);
- приказ о приеме на работу или временном переводе, возложении исполнения обязанностей <12> или вступлении в должность;
- доверенность (если она есть);
- документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта, если права у его "дублера" появляются только в отсутствие первого лица (этот документ не всегда требуют предоставить, но лучше им заручиться);
- приказ/протокол/решение уполномоченного органа, собственника имущества или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур (если речь идет о вакантной должности директора).
--------------------------------
<12> Кстати, бывает и так, что директор до начала своего отсутствия не успевает издать приказ о замещающем его лице (например, он мог попасть в аварию и пр.). Также надо учитывать, что, по мнению ряда судов, директор не обязан решать вопрос передачи полномочий по руководству организацией на период своего временного отсутствия по установленным законом основаниям, для этого есть вышестоящие органы управления: общее собрание участников (акционеров) или совет директоров, собственник имущества и пр. (см., например, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.2017 N 20АП-7685/2016 по делу N А62-4586/2016). Тогда соответствующее решение придется принять тому самому вышестоящему органу управления или собственнику имущества (уполномоченному им лицу) - тому, которое избирало/назначало "основного" директора, т.е. потребуется оформить корпоративный акт о назначении лица, замещающего директора.
Отдельно скажем о том, можно ли использовать доверенность как подтверждение полномочий лица, временно замещающего директора, на подписание трудовых договоров с работниками (изменений и дополнений к ним, иных соглашений), приказов по личному составу и других кадровых документов. Ответ на этот вопрос отрицательный. Доверенность как документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени организации, предусмотрена ГК РФ (ст. 185) и применима только к гражданским отношениям. В ТК РФ она не упоминается, поэтому в трудовых отношениях не может быть использована как подтверждающий полномочия документ <13>.
--------------------------------
<13> Данная позиция соответствует разъяснениям, опубликованным на сайте Роструда (см. https://онлайнинспекция.рф/questions/view/36691).
Если речь идет о замещении генерального директора на период его отсутствия либо о делегировании права подписи трудовых договоров и кадровых документов директором в порядке распределения полномочий, то в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ такие полномочия должны быть также подтверждены не только соответствующим приказом, но и положениями устава (или иного учредительного документа) и/или локального нормативного акта (например, правил внутреннего трудового распорядка, положения о персонале, положения о филиале и т.п.), в которых нужно закрепить, кто из должностных лиц вместо директора может осуществлять права и обязанности работодателя (в т.ч. подписывать связанные с трудовыми отношениями документы).
Бухгалтерскую (финансовую) отчетность по доверенности подписывать можно. См., например, разъяснения, данные в письмах Минфина России от 30.04.2013 N 07-01-10/15212 и ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569.
Как оформить подпись "дублера"
Посмотрите, как реквизит "подпись" рекомендует оформлять ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
Фрагмент документа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
5.22. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Пример -
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример -
Генеральный директор
АО "Профиль" Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример - Подпись И.О. Фамилия
<...> При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример -
И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Такие же положения вы увидите в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (опубликованы на сайте Росархива) и в п. 2.47 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44). Отталкиваясь от них, покажем, как правильно оформлять подпись на документе в различных ситуациях, дополнительно разъяснив то, что здесь было упущено.
Начнем с самого простого варианта - оформления собственноручной подписи директора (например, Иванова).
Пример 3. Директор сам подписывает документ.
Директор Иванов И.И. Иванов
Далее покажем, как оформить подпись Петрова, который "дублирует" директора Иванова.
Если в приказе (или протоколе, решении) говорится о назначении исполняющего обязанности директора, то соответствующую аббревиатуру "и. ." мы отражаем в подписи (Пример 4). Аббревиатуру "Врио" или "ВРИО", "Вр.И.О." применять не рекомендуем <14>.
--------------------------------
<14> Однако отметим, что на этот счет есть и противоположная точка зрения. Так, например, ряд практиков считают, что:
- "и. о." указывается при назначении на неопределенный срок при вакантной должности,
- а "врио" (с вариациями написания аббревиатуры) - на определенный срок при занятой должности (на время болезни, отпуска или командировки замещаемого).
Есть и такие, кто думает следующим образом:
- "врио" подразумевает временное исполнение обязанностей штатным заместителем директора,
- а "и. о." - исполнение обязанностей на основании приказа иным должностным лицом.
В тексте статьи мы уже привели свою аргументацию, почему следует в принципе избегать назначения исполняющего обязанности по вакантной должности директора и как правильно оформлять реквизиты подписи штатного зама, а также какие обозначения в настоящее время указаны в ГОСТ и других нормативных документах. Что касается вопроса о том, откуда вообще взялась формулировка "врио", то, скорее всего, - из упомянутого нами выше разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства", где указывается словосочетание "временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника". Однако в любом случае формулировка "и. о." сейчас более соответствует принятым позднее нормативным документам.
Пример 4. Подпись исполняющего обязанности директора.
И. о. директора Петров П.П. Петров
Если Петров является штатным заместителем и его "родная" должность звучит, например, как "заместитель директора по кадрам", то в документ, который должен был подписать директор, можем вписать только "родную" должность "дублера":
Пример 5. Подпись штатного заместителя директора.
Заместитель директора по кадрам Петров П.П. Петров
Временно переводить нашего условного Петрова на должность директора или принимать его временно на работу по совместительству, как мы уже предупреждали, не стоит, т.к. в этом случае могут возникнуть вопросы о том, каким образом избежать споров с проверяющими органами о необходимости регистрации данных о таком замещающем лице в ЕГРЮЛ.
Ведь если он будет оформлен "директором" без приставки "и. о." и действовать на основании доверенности, это вызовет немало вопросов: "Почему директор подписывает документы на основании доверенности, выданной другим директором?" и пр.
А если говорить, что он действует на основании устава или иного учредительного документа и не вносить поправки в ЕГРЮЛ, то появится еще больше вопросов, т.к. в ЕГРЮЛ лицом, уполномоченным действовать без доверенности, по-прежнему останется Иванов.
Наконец, если указывать в документах временно переведенного или принятого на работу по совместительству Петрова как "и. о. генерального директора", то с точки зрения трудового законодательства перевести или принять на работу можно только на конкретную должность, а такой должности с приставкой "и. о." у вас в штатном расписании, скорее всего, нет.
В ситуации, когда организация все же внесет изменения в ЕГРЮЛ, смело можете указывать должность замещающего лица - нашего условного Петрова - как "директора". Такое, как мы уже упоминали выше, бывает оправданно в тех случаях, когда заранее известно о длительности периода замещения и можно заморочиться с процедурой внесения изменений в ЕГРЮЛ. Для нее, как правило, требуется принятие решения уполномоченным органом организации, собственником имущества или уполномоченным им лицом - аналогично обычной процедуре избрания/назначения на должность директора. Кстати, не забудьте проверить, чтобы по окончании периода такого замещения Иванова "вернули на место" в ЕГРЮЛ.
Пример 6. Подпись при временном переводе или при приеме по совместительству на должность директора в не вызывающей споров ситуации, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ о персональных данных "дублера" директора.
Директор Петров П.П. Петров
Надо ли здесь добавлять документ, который наделил "дублера" правом подписи? Делать это не обязательно (Пример 5). Но чтобы на будущее сразу снять сомнения у пользователей подписанного документа, эти сведения можно добавить (Пример 7). Так вы предвосхитите вопрос: "А почему вместо подписи директора Иванова здесь расписался какой-то Петров?".
Пример 7. Добавление в подпись основания подписания документа данным лицом.
Заместитель директора по кадрам Петров П.П. Петров
(на основании приказа от 05.03.2021 N 28/03-05)
Бывают также случаи, когда контрагент присылает подписанный со своей стороны документ, в котором уже вписаны данные отсутствующего директора, как подписанта с вашей стороны. Это может быть договор, акт или др. Тогда придется вносить исправления.
Пример 8. Как исправить подпись.
Пример 9. Как исправить подпись.
Обратите внимание: в реквизите "подпись" зачеркивать ничего не нужно, предлог "за" или косую черту перед должностью не пишем.
Но что делать, если кроме подписи данные отсутствующего директора фигурируют еще и в тексте присланного документа? Там их желательно зачеркивать и заверять правильность внесения исправления подписями обеих сторон (чтобы потом ваш контрагент не сказал, что он против этого или был не в курсе) - см. Пример 10. Это можно сделать, когда документ подписывается в присутствии обеих сторон. Если же он прислан вам по почте, то реализовать данную рекомендацию будет сложнее. Само по себе отсутствие такого исправления в тексте не лишает документ юридической силы, просто с ним потом могут возникнуть проблемы. Советуем при направлении по почте контрагенту подписанного экземпляра сразу приложить к нему заверенные копии документов, которые уполномочили Петрова подписать документ вместо директора Иванова (см. Таблицу).
Текст соответствующих исправлений не обязательно писать от руки, их можно оформить простановкой специально подготовленного для таких целей наборного штампа, но вот удостоверить верность внесенных правок нужно собственноручной подписью уполномоченного лица.
Подводя итог, скажем, что сейчас, при отсутствии четкого законодательного регулирования порядка замещения отсутствующего директора, а также единого подхода в судебной практике к вопросу о том, на основании каких документов и при соблюдении какой процедуры должен быть назначен (или даже избран, как можно встретить в некоторых источниках) исполняющий обязанности директора, одним из действенных способов обеспечить юридическую силу документов, подписанных таким "дублером", особенно если он действует на основании изданного самим директором приказа, является закрепление порядка оформления временного заместительства директора в уставе или ином учредительном документе (см. формулировку из устава, помеченную знаком "!" в Примере 1). Такой подход нашел отражение и в судебной практике. См., например, определение ВАС РФ от 28.02.2007 N 1697/07 по делу N А53-21270/2005-С3-26.
Пример 10. Как исправить данные отсутствующего директора на данные другого человека в тексте документа.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита "подпись" мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий "дублера"? Дело не только в том, что способ "оформления дублера" влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы "дублер" подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Источник: КонсультантПлюс
Нет КонсультантПлюс?
Оформите заявку на доставку полной версии документаили самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации