Срок утверждения и ответственность за отсутствие графика

В ТК РФ установлено, что график нужно утвердить не позднее чем за две недели до нового года, то есть 17 декабря. В 2026 году эта дата выпадает на четверг.

Лучше начать составлять график заранее. Так у работодателя будет больше времени на то, чтобы определить продолжительность отпусков работников, установить очередность, учесть мнение профсоюза, если он есть. Выборному органу первичной профсоюзной организации отведено на ответ не более 5 рабочих дней, но могут понадобиться дополнительные консультации.

Не утвердить график вовремя – значит допустить нарушение, за которое могут привлечь к административной ответственности. Это подчеркивал Роструд. В частности, юрлицам в таких случаях грозит предупреждение или штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Подробности:

• В какой срок нужно утвердить график отпусков
• Как согласовать график отпусков с профсоюзом
• Какая ответственность грозит за нарушения при оформлении графика

Включение работников в график отпусков

Обычно в графике отпусков указывают всех, кто на день его утверждения состоит в трудовых отношениях с работодателем. Однако на основе разъяснений Роструда можно выделить исключения:

• случай, когда договор со специалистом заключили на 3 месяца (право использовать отпуск возникает через полгода работы);
• работника планируют сократить до конца года;
• договор с работником приостановлен;
• срочный договор истекает 31 декабря, а потом сотрудника хотят оформить вновь. Его нужно будет внести в график только после приема на работу.

Тех, у кого в 2027 году заканчивается отпуск по уходу за ребенком, следует учесть при составлении графика отпусков. Онлайн-инспекция давала разъяснения по аналогичной ситуации.

Если после утверждения графика принимают новых сотрудников, можно внести в него дополнения. Минтруд предупреждал о рисках споров при невключении их в график. Роструд отмечал, что следует вносить в график сотрудников первого года работы.

Подробности:

• Кого включать в график отпусков
• Нужно ли включать внешних совместителей в график отпусков и если да, как это оформить
• Как в графике отпусков отразить сведения об отпусках внутренних совместителей
• Как составить дополнение к графику отпусков при приеме новых работников

Особенности составления графика отпусков

Нужно помнить, что некоторые категории работников, например почетные доноры и многодетные родители, вправе использовать отпуска в удобное время. Их пожелания обязательно учитывать при составлении графика отпусков.

Остальные работники могут выразить свое мнение о том, когда хотят использовать отпуск. Однако ориентироваться на него или нет, решает работодатель. На это неоднократно указывал Роструд, например в январе и в феврале 2026 года.

Если стороны договорятся, отпуск можно разделить на части. Одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней. Работодатель не вправе настаивать на том, чтобы именно первая часть отпуска отвечала этому требованию, поясняло ведомство.

Нельзя также устанавливать другие правила деления отпусков, к примеру:

• ограничивать количество частей отпуска (не более 3, не более 6);
• устанавливать интервал между частями не менее 3 месяцев;
• заставлять включать в каждую часть отпуска 2 выходных;
• устанавливать лимит летних отпусков не более 14 дней.

Роструд поясняет, что разделение отпусков возможно по согласованию сторон, а не по указанию работодателя. Если найти компромисс не удается, отпуск предоставляют целиком. Об этом говорил и Минтруд.

Онлайн-инспекция советует указывать в графике конкретную дату, а не просто месяц начала отпуска. Такой подход поможет избежать последующих споров, правильно определить, в какой срок уведомлять работника об отпуске.

Праздники в число дней отпуска не включают. Об этом недавно напоминал Роструд.

Следует учитывать, что отпуск предоставляют за рабочий год сотрудника. Перенос на следующий рабочий год допустим только в исключительных случаях. Для несовершеннолетних работников он запрещен, подчеркивал Минтруд.

Безопаснее включать в график неиспользованные отпуска за прошлые годы. В одном из разъяснений Роструд прямо указывал на такую обязанность работодателя, в другом ссылался на то, что ТК РФ не регулирует этот вопрос.

Подробности:

• Кто имеет право на отпуск в удобное время
• Как согласовать с работниками даты их отпусков
• Как разделить ежегодный отпуск на части
• Входят ли праздники в число дней отпуска
• Нужно ли вносить в график отпусков сведения о неиспользованных отпусках за прошлые годы

Оформление графика отпусков

Работодатель может составить график отпусков по унифицированной форме Т-7 либо по своей, установленной локальным актом. Роструд пояснял, что закон не закрепляет требований к форме графика, использовать унифицированную необязательно.

Нет обязанности издавать приказы о подготовке графика отпусков и о его утверждении, но с их помощью можно решить сопутствующие вопросы.

Чтобы ознакомить персонал с графиком отпусков, обычно составляют лист произвольной формы, где работники ставят свои подписи.

Подробности:

• По какой форме составить график отпусков
• Нужно ли утверждать график отпусков приказом
• Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

График отпусков в бюджетных организациях

Учреждения и органы власти обычно составляют, утверждают график отпусков и знакомят с ним сотрудников так же, как и коммерческие организации.

Подробности:

• Как бюджетной организации утвердить график отпусков
• Как бюджетной организации согласовать график отпусков с профсоюзом
• Как бюджетной организации заполнить график отпусков
• Как в бюджетной организации определяется очередность предоставления отпусков
• Как бюджетной организации предоставить ежегодный отпуск, на период которого выпадают праздники
• Как разделить ежегодный отпуск работника бюджетной организации на части
• Как бюджетной организации составить приказ об утверждении графика отпусков
• Как ознакомить работников бюджетной организации с графиком отпусков

Источник: КонсультантПлюс

Изображение: ideogram.ai