Размеры суточных в зарубежных командировках установлены  для федеральных учреждений в иностранной валюте страны пребывания - Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 При расчете размера суточных при загранкомандировке учтите следующее (п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, п. 15 Положения о служебных командировках): первый день, за который нужно выплатить суточные в иностранной валюте в размере, установленном для командировок за границу, - это день пересечения границы России (отметка пограничного органа в паспорте); суточные за день пересечения границы России при возвращении уже платите в рублях в размере, установленном для командировок по России.

Пример расчета размера суточных для командировки работника учреждения за границу

Работник федерального учреждения направляется в командировку в г. Оттава (Канада) с 01.09.2026 по 04.09.2026.

По проездным документам: время вылета: 18 ч 30 мин. (01.09.2026); время прилета (возвращения из командировки): 02 ч. 00 мин. (04.09.2026). Выдайте работнику под отчет суточные за три дня (с 01.09 по 03.09) в иностранной валюте в сумме 186 долл. США (62 долл. США x 3 дн.), а за 04.09 - 100 руб.

При принятии к учету расходов по заграничной командировке в иностранной валюте их рублевый эквивалент определите по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет. Сумму выданного работнику в иностранной валюте аванса не надо пересчитывать на дату представления работником авансового отчета (ф. 0504505). Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата - по курсу на дату возврата (п. 6 Федерального стандарта N 122н). Для пересчета применяйте (п. 34 Федерального стандарта N 256н, п. п. 5, 6 Федерального стандарта N 122н):

• официальный курс Банка России;

при отсутствии официального курса - курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках, или устанавливаемый центральным (национальным) банком соответствующего государства курс к любой третьей валюте, официальный курс которой по отношению к рублю устанавливается Банком России. Обращаем внимание, что изложенное мнение не является официальным разъяснением и НПА. За официальными разъяснениями организация вправе обратиться в соответствующие уполномоченные органы (Минфин России и др.).

Обоснование

В каком размере выдать суточные работнику учреждения при направлении в командировку

Какой размер суточных в бюджетных (автономных, казенных) учреждениях при командировке за границу

Размеры суточных в зарубежных командировках установлены:

• для федеральных учреждений в иностранной валюте страны пребывания - Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 N 812;
• для учреждений субъекта РФ (муниципальных учреждений) - нормативным актом госоргана субъекта РФ (органа местного самоуправления).

Основание - ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. п. 9, 13 Положения о служебных командировках.

Имейте в виду, что если размер суточных превысит 2 500 руб. в день, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

При расчете размера суточных при загранкомандировке учтите следующее (п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, п. 15 Положения о служебных командировках):

• первый день, за который нужно выплатить суточные в иностранной валюте в размере, установленном для командировок за границу, - это день пересечения границы России (отметка пограничного органа в паспорте);
• суточные за день пересечения границы России при возвращении уже платите в рублях в размере, установленном для командировок по России.

Если направляете работника в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачивайте в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, п. 15 Положения о служебных командировках).

Если командируете работника в страны СНГ (при проезде в которые отметка в паспорте не ставится), день пересечения границы определяется по проездным документам. Для командировок на служебном транспорте - на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя или уполномоченного им лица и документов, подтверждающих использование служебного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования такого транспорта). Если таких документов нет - по служебной записке (справке, заявлению и др.) и (или) иному документу, установленному учетной политикой, о фактическом сроке пребывания работника в командировке (п. 6 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, п. 16 Положения о служебных командировках).

Суточные в иностранной валюте положены и в том случае, когда работник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день (п. 17 Положения о служебных командировках).

При однодневной загранкомандировке выплатите суточные в размере 50% от установленной нормы суточных (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. п. 9, 17 Положения о служебных командировках).

Если работника в командировке будет обеспечивать питанием принимающая сторона (без предоставления средств на личные расходы), то суточные выплатите в размере 30% от установленного размера (включая надбавки) (п. 7 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812).

Если направленный в загранкомандировку работник задержался в пути по уважительной причине (например, из-за поломки транспорта, задержки рейса), выплатите суточные за дни задержки (п. 16 Положения о служебных командировках). Для этого работник должен представить, кроме проездных билетов, документы, подтверждающие причину задержки, например справку от перевозчика (от администрации аэропорта, администрации железной дороги) (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

Не забудьте оплатить работнику и другие командировочные расходы при командировке за границу. В их числе расходы на проезд и наем жилого помещения.

Готовое решение: В каком размере выдать суточные работнику учреждения при направлении в командировку (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

...

Как заполнить авансовый отчет (ф. 0504505) по загранкомандировке, если аванс выдан в иностранной валюте

Если аванс выдан в иностранной валюте, то авансовый отчет (ф. 0504505) работник заполняет в общем порядке с указанием суммы расходов как в рублях, так и в иностранной валюте согласно приложенным подтверждающим документам (Методические указания N 52н).

Бухгалтер заполняет также соответствующие графы в иностранной валюте на лицевой и оборотной стороне отчета. При заполнении графы 7 на оборотной стороне отчета определите рублевый эквивалент расходов в иностранной валюте по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет.

Сумму выданного работнику в иностранной валюте аванса не надо пересчитывать на дату представления работником авансового отчета (ф. 0504505). При принятии к учету расходов по заграничной командировке в иностранной валюте их рублевый эквивалент определите по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет.

Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата - по курсу на дату возврата (п. 6 Федерального стандарта N 122н).

Для пересчета применяйте (п. 34 Федерального стандарта N 256н, п. п. 5, 6 Федерального стандарта N 122н):

• официальный курс Банка России;
• при отсутствии официального курса - курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках, или устанавливаемый центральным (национальным) банком соответствующего государства курс к любой третьей валюте, официальный курс которой по отношению к рублю устанавливается Банком России.

Документами, подтверждающими обмен валюты в загранкомандировке, могут быть:

• справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком, если работник оплатил расходы в валюте рублевой картой (Письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749);
• справка о покупке командированным лицом иностранной валюты, выданная банком (Письма Минфина России от 16.04.2021 N 03-03-07/28695, от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809).

Указанные документы, как правило, содержат сумму операции в рублях и валюте, а также курс обмена.

Если командированный работник не может подтвердить курс обмена из-за отсутствия первичного документа, то сумма в валюте пересчитывается по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (Письма Минфина России от 19.08.2022 N 07-01-09/81220, от 19.06.2020 N 03-03-06/1/52967).

Готовое решение: Как учреждению оформить авансовый отчет (ф. 0504505) по командировке за границу (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Авансовый отчет оформляют на основании подтверждающих документов, которые сдал подотчетник, - кассовых чеков, счетов-фактур, квитанций и др.  К отчету прилагают бумажные кассовые чеки или распечатки электронных. Копий бумажных чеков без оригиналов для учета расходов недостаточно. В чеке должны быть все обязательные реквизиты, включая название и стоимость каждого товара, QR-код.

По общему правилу, маркетплейс при реализации товаров предоставляет электронный кассовый чек, который можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Наименование покупателя в кассовом чеке может не содержаться. Кассовый чек подтверждает оплату. Но если в кассовом чеке указано наименование товара, то на основании такого чека товарно-материальные ценности (ТМЦ) можно принять к бухгалтерскому учету.

Полагаем, что в данном случае можно принять к учету распечатанный электронный чек признаком "полный расчет". Для исключения возможных рисков можно обратиться к продавцу за оформлением первичных документов, например, накладной.

Рекомендуем по данному вопросу уточнить позицию налогового органа по месту учета. Также по данному вопросу можно дополнительно, в упрощённом порядке, узнать позицию регулятора на сайте ФНС России https://www.nalog.gov.ru, раздел "Часто задаваемые вопросы".

Обоснование

Покупки на маркетплейсе: какой чек подтвердит траты

Работник заказал мелочовку на Ozon и оплатил ее своими деньгами. В подтверждение трат он принес чек с признаком способа расчета "предварительная оплата". Можно ли по такому чеку возместить работнику деньги по приказу руководителя? Подтвердит ли такой чек расходы?

Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов <9>. Если у руководителя нет сомнений в том, что соответствующие затраты были действительно произведены (в частности, работник отдал приобретенные товары), то вы можете их компенсировать и на основании чека с признаком способа расчета "предварительная оплата".

Однако для списания расходов на покупки при расчете налога на прибыль понадобится чек с признаком "полный расчет", ведь только он подтверждает факт отгрузки товара. Да и в нем в том числе содержится информация о предоплате <10>.

Учитывая вышесказанное, попросите работника зайти в приложение OZON и найти в разделе "Электронные чеки" нужный чек. Его легко найти по дате, когда работник получил заказ, а если заказов в этот день было получено несколько - по сумме заказа. Распечатайте чек и приложите к авансовому отчету. Чек с признаком способа расчета "предварительная оплата" в этом случае хранить необязательно. <9> ст. 164 ТК РФ. <10> Письмо Минфина от 13.06.2024 N 30-01-15/54757.

Статья: Свежая партия вопросов-ответов про подотчет (Овчинникова И.В.) ("Главная книга", 2025, N 8) {КонсультантПлюс}

Работник представил авансовый отчет и приложил к нему вместо чека ККТ квитанцию об оплате через СБП (распечатал ее из онлайн-банка на принтере). Достаточно ли этого документа для подтверждения трат в налоговых целях?

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно прикладывать документы, подтверждающие оплату. Таким документом, в частности, является чек ККТ <11>. По нему можно идентифицировать покупку, продавца, покупателя, время, место и сумму покупки. В Законе о ККТ указано больше 20 реквизитов кассового чека. Квитанция об оплате по СБП не содержит в себе столько информации. Максимум, что из нее видно: наименование продавца, сумма операции, дата и счет списания денег, банк получателя и статус операции "выполнено". Других обязательных реквизитов чека (к примеру, наименования товара или цены за единицу товара) в квитанции нет. На этом основании полагаем, что расходы, подтвержденные только квитанцией из приложения онлайн-банка, учитывать при налогообложении прибыли нельзя как не имеющие надлежащего документального подтверждения.   <11> ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.  

Статья: Свежая партия вопросов-ответов про подотчет (Овчинникова И.В.) ("Главная книга", 2025, N 8) {КонсультантПлюс}

Для налоговых агентов, субагентов, комиссионеров, которые продают товары от имени других организаций или предпринимателей, установлены особые требования. В чеке обязательно наличие информации о поставщике. ФНС указывает, что обязательными реквизитами в кассовом чеке при работе от имени поставщика будут:

- данные поставщика (тег 1224);

- ИНН поставщика (тег 1226).

Например, такие реквизиты включаются в чек, если его оформляет:

- платежный агент (прием платежей за ЖКХ);

- комиссионер (продает товары за комиссию от имени поставщика);

- поверенный (действует по договору поручения);

- иной агент (по посреднической схеме).

Дополнительные реквизиты кассового чека входят в состав "предмета расчета" (тег 1059), то есть привязываются к конкретной позиции в чеке, а не ко всему чеку в целом.

Пример оформления кассового чека агента. Образец такого кассового чека может посмотреть любой пользователь маркетплейса Ozon. Сам маркетплейс - это налоговый агент, который по поручению продавцов реализует товары на торговой площадке и берет за свои услуги комиссию. В кассовом чеке указывается общие реквизиты:

- наименование товара (на примере, маринованный зеленый миндаль);

- реализованное количество;

- цена и сумма НДС со ставкой налога.

Конкретно к единице проданной позиции привязывается ИНН продавца (не комиссионера) и его наименование.  

Статья: Комментарий к Письму Федеральной налоговой службы от 11.07.2025 N АБ-4-20/6609@ <Порядок оформления кассовых чеков при агентских схемах> (Фатахова Н.Ю.) ("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 16) {КонсультантПлюс}

Пример. В ходе проведения мероприятий налогового контроля инспекцией было установлено, что в налоговых декларациях по НДС за II, III квартал 2021 г. обществом отражены кассовые чеки с выделением соответствующих сумм НДС, подтверждающие приобретение товаров (продукты питания, напитки, в том числе алкогольные, маски трехслойные на резинке, спрей для рук с антибактериальным эффектом).

Отсутствие в представленных чеках наименования покупателя, ИНН и счетов-фактур на приобретенные товары инспекция расценила как обстоятельство, свидетельствующее о том, что товар, указанный в чеках, приобретен не обществом, а физическим лицом для личных целей. Поэтому общество не имеет права ставить к вычету суммы НДС, указанные в чеках (заметим, что цена вопроса - 11 671 руб. 42 коп. (II квартал 2021 года) и 1 956 руб. 17 коп. (III квартал 2021 года)).

Указанные товары были приобретены для представительских мероприятий (представлены авансовые отчеты работников и документы, подтверждающие проведение официальных мероприятий, связанных с приемом делегаций иностранного государства для заключения договора, открытием филиала, участием в международных выставках, а также направлением соответствующих сотрудников для участия в данных мероприятиях).

Вывод суда: выделение в кассовом чеке суммы НДС позволяет налогоплательщику в случае отсутствия счета-фактуры подтвердить сумму предъявленного к уплате НДС и включить ее в состав налоговых вычетов (Постановление АС Уральского округа от 29.03.2023 N Ф09-1122/23 по делу N А76-13765/2022).  

"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете" (5-е издание, переработанное и дополненное) (Крутякова Т.Л.) ("АйСи Групп", 2025) {КонсультантПлюс}

Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете и подтверждающий факт его осуществления, за исключением случаев, предусмотренных Законом N 54-ФЗ (абз. 12 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, распечатанный покупателем (клиентом) кассовый чек, полученный в электронной форме на адрес электронной почты или номер телефона, может быть приложен к авансовому отчету в качестве подтверждения понесенных расходов.

Следует учитывать, что контрольно-кассовая техника применяется при расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами либо с предъявлением электронного средства платежа. Кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при осуществлении таких расчетов, наряду с реквизитами, указанными в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, должен содержать, в частности, следующие реквизиты: наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя) и идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента) (п. 9 ст. 2, п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).

Вместе с тем, в случае если продавцом достоверно не установлен статус покупателя (клиента) как представителя организации (что, например, могло быть достигнуто предъявлением доверенности), контрольно-кассовая техника применяется продавцом в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом (Информация ФНС России).

При этом стоит отметить, что официальные разъяснения Минфина России и ФНС России относительно реализации права подтверждения организацией расходов кассовым чеком, не содержащим реквизитов, указанных в п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в настоящее время отсутствуют. В Письме Минфина России от 05.12.2019 N 03-03-06/2/94579 указывается, что для целей налога на прибыль организаций подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы были произведены.

В связи с этим, по нашему мнению, распечатанный электронный чек, не содержащий реквизитов, указанных в п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в случае оформления авансового отчета в установленном порядке является подтверждением понесенных расходов, поскольку сам по себе кассовый чек является документом, подтверждающим оплату.

{Вопрос: Может ли подотчетное лицо подтвердить расходы, приложив к авансовому отчету распечатанный электронный чек? (Консультация эксперта, ФНС России, 2026) {КонсультантПлюс}}

По общему правилу, совместительство главного бухгалтера допустимо, с учетом ряда особенностей (см. Обоснование).

К примеру, внутреннему совместителю запрещено работать во вредных условиях труда, если его основная работа связана с аналогичными условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Внешнему совместителю нельзя работать во вредных условиях труда, если его основная работа связана с такими условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Что касается указанного графика работы, то, согласно имеющимся разъяснениям, такое совместительство возможно с соблюдением ряда условий. 

Обоснование

Готовое решение: Какие есть особенности приема на работу по трудовому договору главного бухгалтера (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Для каких категорий работников установлены запрет или ограничения на работу по совместительству

К таким категориям относятся:

·    лица в возрасте до 18 лет (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);

·    лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если работа по совместительству связана с такими же условиями. Чтобы узнать о характере и условиях труда по основному месту работы, вы вправе запросить у соискателя справку (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК РФ).

Внутреннему совместителю запрещено работать во вредных условиях труда, если его основная работа связана с аналогичными условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Внешнему совместителю нельзя работать во вредных условиях труда, если его основная работа связана с такими условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);

·    работники, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, если характер работы по совместительству аналогичен характеру основной работы (ч. 1 ст. 329 ТК РФ). Перечень указанных работ, профессий и должностей утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 N 2349;

·    инвалиды, если им такая работа запрещена по состоянию здоровья. Например, в индивидуальной программе реабилитации и абилитации инвалида (ИПРА) указаны дополнительные ограничения по режиму работы, препятствующие работе по совместительству. Это следует из ч. 1 ст. 94, ч. 10 ст. 216.1 ТК РФ;

·    руководители организаций (ч. 1 ст. 276 ТК РФ);

·    руководители охранных предприятий, а также охранники (ст. 12 Закона от 11.03.1992 N 2487-1);

·    государственные, муниципальные служащие (ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ст. 14 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ);

·    члены Правительства РФ (ч. 3 ст. 6 Федерального конституционного закона от 06.11.2020 N 4-ФКЗ);

·    судьи Конституционного Суда, адвокаты, работники прокуратуры и сотрудники органов внутренних дел (ч. 1 ст. 11 Федерального конституционного закона от 21.07.1994 N 1-ФКЗ, п. 1 ст. 2 Федерального закона от 31.05.2002 N 63-ФЗ, п. 5 ст. 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1, ч. 4 ст. 34 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ);

·    военнослужащие, лица начальствующего состава и служащие федеральной фельдъегерской связи, работники кадрового состава органов внешней разведки РФ, работники Федеральной службы безопасности (п. 7 ст. 10 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ, ч. 8 ст. 9 Федерального закона от 17.12.1994 N 67-ФЗ, ч. 11 ст. 16.1 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ);

·    служащие Банка России, занимающие должности, перечень которых утверждается советом директоров (ст. 90 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ);

·    руководители государственных и муниципальных образовательных организаций, их филиалов (ч. 5 ст. 51 Закона N 273-ФЗ);

·    педагогические, медицинские, фармацевтические работники и работники культуры (п. 1 Постановления Минтруда России от 30.06.2003 N 41).

Готовое решение: Что нужно учесть перед приемом на работу внутреннего или внешнего совместителя (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Имеет ли право работник, работающий на основной работе по 8 часов в день с понедельника по пятницу, быть внутренним совместителем на должности консьержа, для которого установлен график "сутки (24 ч) через трое" и суммированный учет рабочего времени? Возможно ли оформление такого работника на совместительство менее чем на 0,5 ставки с учетом того, что возможность отработать полную смену консьержа такой работник имеет только в свой выходной от основной работы день? Ведь при оформлении на 0,5 ставки он сможет работать только 1 смену в свой выходной день, и у работника возникнет недоработка часов по итогам учетного периода.

 Ответ: Да, можно.

При совместительстве дополнительная работа выполняется в свободное от основной работы время. Работа может выполняться как у основного работодателя, так и у любого другого. На выполнение работы по совместительству заключается отдельный трудовой договор.

Работа по совместительству работника будет возможна при одновременно выполнении следующих условий:

- работа по совместительству будет выполняться в свободное от основной работы время;

- основная работа и работа по совместительству одновременно не являются работой во вредных и/или опасных условиях труда;

- продолжительность работы по совместительству в течение одного месяца (другого учетного периода) не будет превышать половину месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для работника.

{Вопрос: Имеет ли право работник, работающий на основной работе по 8 ч в день с пн. по пт., быть внутренним совместителем, для которого установлен график "сутки/трое" и суммированный учет рабочего времени? Возможно ли оформление такого работника на совместительство менее чем на 0,5 ставки? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2024) {КонсультантПлюс}}

Вопрос: Я работаю на основной работе со сменным графиком сутки через четверо. Два месяца назад я устроился в этой же организации по совместительству водителем на 0,5 ставки. В какие дни я могу выходить работать по совместительству после суток? Кадры мне сказали, что обязательно должны быть два дня (отсыпной и выходной), т.е., например, 19 июня я выхожу на сутки с 8 утра до 8 утра 20 июня. Соответственно, 20 июня получается отсыпной, 21 июня - выходной. И только 22 и 23 июня я могу выходить на работу по совместительству? Почему я не могу выходить работать по совместительству в свой выходной и часы совмещения раскидать на оставшиеся 3 дня?

Ответ: На работу по совместительству выходить вы вправе в любое свободное от основной работы время.

{Вопрос: Я работаю на основной работе со сменным графиком сутки через четверо. Два месяца назад я устроился в этой же организации по совместительству водителем на 0,5 ставки. В какие дни я могу выходить работать по совместительству после суток? Кадры мне сказали, что обязательно должны быть два дня (отсыпной и выходной). ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2025) {КонсультантПлюс}}

Согласно статье 75 АПК РФ, письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если копии документов представлены в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов (пункт 3 статьи 75 АПК РФ).

В контексте электронного документооборота, документы, подписанные УКЭП, признаются равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью, при условии, что законодательством не установлено требование об их составлении исключительно на бумажном носителе (часть 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). Электронный документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанный электронной подписью, является самостоятельным видом доказательства.

Если документы были изначально созданы в электронном виде и подписаны УКЭП, они сами по себе являются оригиналами в цифровой форме. В таком случае, предоставление их суду в электронном виде, подписанных УКЭП, может быть расценено как исполнение требования о предоставлении оригиналов, если суд не возражает против такой формы представления.

Если же суд настаивает на бумажном носителе, то документы, переданные через ЭДО, могут быть распечатаны. В этом случае, для надлежащего заверения копии, необходимо, чтобы уполномоченное лицо организации проставило на копии собственноручную подпись, расшифровку подписи (ФИО) и должность, а также печать организации (при наличии).

Важно отметить, что в случае сомнений в подлинности представленных копий, суд вправе потребовать предоставления оригиналов (пункт 3 статьи 75 АПК РФ). Поэтому, если суд явно требует именно бумажные оригиналы, а не электронные документы, подписанные УКЭП, то распечатка и надлежащее заверение копий будет наиболее безопасным вариантом.

Дополнительно вы так же можете предоставить суду:

• 
  протокол передачи электронного документа.Этот документ можно получить у оператора ЭДО. В протоколе должны быть указаны дата и время отправки, сведения об отправителе и получателе. Протокол может служить дополнительным доказательством факта обмена документами между сторонами.
• 
  отчёт о проверке подписи.Если у суда возникнут сомнения в подлинности электронной подписи, можно запросить у оператора отчёт, который подтвердит факт подписания документа.

Обоснование

Права и обязанности лиц, участвующих в деле

Лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

ч. 1 ст. 41 АПК РФ {КонсультантПлюс}

Письменные доказательства

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором....

 Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

ч. 8 ст. 75 АПК РФ {КонсультантПлюс}

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

 Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

ст. 6, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 31.07.2025) "Об электронной подписи" {КонсультантПлюс}

Документы, прилагаемые к обращению, подаваемому в суд в электронном виде, и подтверждающие соблюдение предусмотренных законом процессуальных условий подачи обращения (например, документ об уплате государственной пошлины, в том числе формируемый посредством платежных онлайн-систем, банкоматов, мобильных приложений и платежных устройств, доверенность, ордер адвоката, документ об образовании представителя по административному делу), представляются в виде электронных образов документов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы, либо в виде электронных документов.

В случае подачи указанных документов в виде электронных образов суд после принятия обращения к производству вправе потребовать представления подлинников данных документов либо их копий, заверенных в порядке, предусмотренном для заверения соответствующих письменных доказательств (часть 2 статьи 71 ГПК РФ, часть 8 статьи 75 АПК РФ, часть 2 статьи 70 КАС РФ). При непредставлении подлинников или копий таких документов в указанный судом разумный срок исковое заявление, заявление, административное исковое заявление, жалоба (представление) могут быть оставлены без рассмотрения (пункт 5 части 1 статьи 196 КАС РФ, часть 4 статьи 1 ГПК РФ, часть 5 статьи 3 АПК РФ).

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов" {КонсультантПлюс}

Как предоставлять электронные документы, подписанные электронной подписью, контролирующим органам или в суде? 

Контролирующим органам или в суде можно представить оригиналы электронных документов. Для этого документ с подписью выгружается из системы, в которой осуществляется кадровый ЭДО в организации. Получается архив, который может содержать не только файл документа и файл подписи, но и некоторые другие данные.

Также можно представить электронные документы в бумажном виде. В таком случае документ выгружается из системы, распечатывается и заверяется печатью организации (при наличии) и подписью руководителя по правилам делопроизводства. Фактически получается копия электронного документа. При этом для проверки подлинности печатной формы электронного документа может быть назначена экспертиза.

Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (Суворова Т.) ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 4) {КонсультантПлюс}

Когда нужно подтверждать достоверность электронного образа (скана) документа его подлинником

Вывод из судебной практики: достоверность скана документа нужно подтверждать его подлинником в следующих случаях:

- представление только подлинника предусмотрено законодательством;

- дело невозможно разрешить без подлинника;

- у суда есть сомнения в достоверности копии (например, представлены различные по содержанию копии документа, достоверность копии поставлена под сомнение или оспорена (заявлено о фальсификации)).

Применимые нормы: ст. 64, ч. 6 ст. 71, ст. 75 АПК РФ

{Путеводитель по судебной практике: Электронные доказательства в арбитражном процессе. Когда нужно подтверждать достоверность электронного образа (скана) документа его подлинником (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}}

Закон N 44-ФЗ не содержит специальных положений, касающихся сроков действия контрактов и предусмотренных ими обязательств, поэтому этот вопрос должен решаться в соответствии с нормами ГК РФ.

Согласно п. 3 ст. 425 ГК РФ, договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства.

Срок окончания можно установить либо конкретной датой, либо указанием на событие. Если вы не установите срок, то контракт по общему правилу будет действовать до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательств (п. 3 ст. 425 ГК РФ).

Установите срок действия контракта в пределах действия доведенных лимитов бюджетных обязательств (абз. 1 п. 5 ст. 161 БК РФ). Данное правило обязательно для казенных учреждений. То есть если доведены лимиты только на текущий финансовый год, то дата окончания действия контракта не может быть позже 31 декабря текущего года. Если вы нарушите данное правило, то такой контракт могут признать недействительным (абз. 2 п. 5 ст. 161 БК РФ).

Обоснование

Срок действия государственного и муниципального контракта

Обычно он определяется периодом времени, исчисляемым днями, неделями, месяцами. Продолжительность этого периода вы устанавливаете, исходя из особенностей объекта закупки и сроков исполнения основного обязательства.

Началом действия контракта будет момент его заключения (п. 1 ст. 425 ГК РФ).

В контракте, в том числе с единственным поставщиком, нельзя установить, что его действие распространяется на отношения, сложившиеся между вами и поставщиком (подрядчиком, исполнителем) до его заключения. Однако в ряде случаев вы можете заключить контракт в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом РФ, в том числе оплатить товары (работы, услуги) на основании счетов, выставленных по вашим заявкам (Письма ФАС России от 11.02.2026 N ГР/10525/26 (п. 2), Минфина России от 08.09.2020 N 24-03-08/78646, от 01.07.2019 N 24-03-07/48249).

Срок окончания можно установить либо конкретной датой, либо указанием на событие. Если вы не установите срок, то контракт по общему правилу будет действовать до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательств (п. 3 ст. 425 ГК РФ).

Установите срок действия контракта в пределах действия доведенных лимитов бюджетных обязательств (абз. 1 п. 5 ст. 161 БК РФ). Данное правило обязательно для казенных учреждений. То есть если доведены лимиты только на текущий финансовый год, то дата окончания действия контракта не может быть позже 31 декабря текущего года. Если вы нарушите данное правило, то такой контракт могут признать недействительным (абз. 2 п. 5 ст. 161 БК РФ).

Готовое решение: Как подготовить проект государственного, муниципального контракта (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Если закончился срок действия контракта, из этого автоматически не следует, что обязательства по контракту прекращаются. С окончанием срока действия контракта обязательства прекращаются, только если это предусмотрено самим контрактом (п. 3 ст. 425 ГК РФ). Поэтому в большинстве случаев нет необходимости заключать дополнительное соглашение о продлении сроков действия контракта. Тем более нельзя заключать соглашение о продлении сроков исполнения обязательств по контракту, это можно делать только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Например, к ним относятся случаи, указанные в ч. 1 ст. 95 Закона N 44-ФЗ (ч. 2 ст. 34 данного Закона). В противном случае такое соглашение о продлении сроков исполнения контракта ничтожно (см. Позицию ВС РФ).

Готовое решение: Как действовать заказчику в ходе исполнения государственного (муниципального) контракта по Закону N 44-ФЗ (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

В соответствии с пунктом 1 части 13 статьи 34 Закона N 44-ФЗ в контракт включается обязательное условие о порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги, в том числе с учетом положений части 13 статьи 37 Закона N 44-ФЗ, о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки постатейного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом, о порядке и сроках оформления результатов такой приемки, а также о порядке и сроке предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обеспечения гарантийных обязательств в случае установления в соответствии с частью 4 статьи 33 Закона N 44-ФЗ требований к их предоставлению.

Частью 2 статьи 34 Закона N 44-ФЗ установлено, что при заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных указанной статьей и статьей 95 Закона N 44-ФЗ.

Указанными нормами Закона N 44-ФЗ возможность изменения сроков исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств не предусмотрена.

Кроме того, согласно части 4 статьи 34 Закона N 44-ФЗ в контракт включается обязательное условие об ответственности заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных контрактом.

Таким образом, если обязательства по контракту не исполнены в полном объеме, формальное окончание срока действия контракта не влечет прекращение обязательств.

{Вопрос: Об окончании срока действия контракта, если обязательства по нему не исполнены в полном объеме. (Письмо Минфина России от 25.12.2019 N 24-03-07/101443) {КонсультантПлюс}}